6 gute Gründe für mehr Digitalisierung und Automatisierung
Steigende Kosten
Die Inflation, personalintensive Prozesse und der wachsende Verwaltungsaufwand belasten den Mittelstand immer stärker.
Personelle Abhängigkeit
Abhängigkeiten vom Stammpersonal bei gleichzeitig rekordverdächtigen Krankenständen erschweren den Arbeitsalltag zusätzlich.
Fachkräftemangel
Qualifiziertes Personal ist nur schwer und teuer zu finden, während das Stammpersonal stark überlastet ist.
Wettbewerbsdruck
Konkurrenzbetriebe mit einer besseren digitalen Infrastruktur haben klare Kostenvorteile und liefern zum Teil eine deutlich höhere Qualität.
Ineffiziente Prozesse
Veraltete Abläufe, redundante Aufgaben sowie der Mangel an dokumentierten Wissen und Abläufen behindern die Produktivität.
IT-Experten fehlen
IT-Fachkräfte sind teuer und kaum verfügbar. Klassische IT-Anbieter liefern meistens zu komplexe, teure und häufig überdimensionierte Lösungen.
Die Folgen fehlender Digitalisierung
1
Ständiger Krisenmodus
Sie sind immer mehr mit dem spontanen Löschen von "Bränden" beschäftigt, und haben trotzdem dauernd das Gefühl, den Anforderungen Ihrer Kunden und Mitarbeiter nicht gerecht zu werden.
2
Ihre Mitarbeiter werden unzufriedener
Ihr Personal ist chronisch überlastet. Dadurch sinkt die Motivation und gleichzeitig steigen Krankenstände und Mitarbeiter-Fluktuation.
3
Ihre Kunden werden unzufriedener
Ihre Kunden merken es, wenn Abläufe nicht rundlaufen. Schlechtere Service- und/oder Produktqualität, lässt Ihre Kunden überlegen den Anbieter zu wechseln.
4
Mehr Umsatz = weniger Gewinn
Steigender Umsatz führt in erster Linie zu immer höheren Kosten, wachsendem Stress und einer sinkenden Gewinnmarge. Mehr Umsatz macht immer weniger Freude.
Aber warum soll Digitalisierung die Antwort auf diese Probleme sein?
Weil Sie Personalkosten einsparen
Durch digitalisiserte Prozesse lassen sich Abhängigkeiten gegenüber Mitarbeitern reduzieren und es können nachweislich je nach Branche bis zu 40% an Personalkosten eingespart werden.
Weil Sie die Kundenzufriedenheit erhöhen
Durch Digitalisierung und z. B. automatisierte Prozesse wird die Service- und Produktqualität enorm erhöht. Gleichzeitig wird die zum Teil starke Belastung der Mitarbeiter reduziert.
Weil Sie den Fachkräftemangel aushebeln
Neues Personal zu finden ist nicht nur schwierig, sondern auch teuer. Müssen Sie aber wirklich weiteres Personal einstellen oder können wir bestehendem Personal nicht einfach Zeit sparen?
Weil Sie Ihre Produktivität steigern
Anstatt in redundanten Aufgaben gefangen zu sein, können Sie und Ihre Mitarbeiter sich mehr Zeit für essenzielle Aufgaben nehmen.
Kundenstimmen
"Gerade seit Corona war der ganze Papierkram bei uns im Pflegebetrieb kaum noch zu schaffen. Täglich Berichte per Hand ausfüllen und alles manuell weitergeben – das hat einfach nur gestresst. Mit der neuen Software ist das zum Glück vorbei. Jetzt tragen wir alles direkt digital ein, nichts geht mehr verloren, und auch die Terminplanung läuft automatisch. Das nimmt uns echt viel Arbeit ab und wir haben endlich mehr Zeit für die Patienten. Für uns Mitarbeiter ist das eine riesige Erleichterung."
Daniela Lieb
Pflege (Wismar)
"Die neue Kundenplattform ist schon ganz praktisch. Unsere Kunden können jetzt direkt mit uns schreiben, Rechnungen hochladen und Dokumente wie Angebote oder Abrechnungen runterladen. Macht vieles einfacher, vor allem wenn mal jemand krank ist – dann wissen die Kollegen sofort, was ansteht. Dass Kunden ihre Termine jetzt online buchen können, spart uns auch das Hin und Her am Telefon. Läuft."
Uwe Weber
Gebäudetechnik (Zwickau)
"Wir standen ja nicht komplett bei null, aber ohne Ihre Unterstützung wären wir mit der Digitalisierung unserer Prozesse sicher nicht so weit gekommen. Besonders beeindruckt hat uns, wie reibungslos der Datentransfer gelaufen ist – das war ja die entscheidende Voraussetzung dafür, dass das Projekt überhaupt funktionieren konnte. Jetzt läuft unsere Buchhaltung komplett digital, und auch die Umstellung auf Voice-over-IP hat erstaunlich problemlos geklappt. Die interne Kommunikation und das Onboarding neuer Mitarbeiter sind dadurch deutlich effizienter geworden. Insgesamt sind wir wirklich zufrieden, wie das Ganze umgesetzt wurde."
Stefan Rösch
Unternehmensberatung (Landsberg am Lech)
Seit wir das neue CRM und das Projektmanagement-Tool haben, geht auf jeden Fall nichts mehr unter. Auch die Mail-Kampagnen bringen was – ein paar Upsells bei Bestandskunden im Monat sind da schon drin. Besonders cool finde ich aber, dass die Buchhaltung jetzt fast komplett automatisch läuft: Angebote, digitale Unterschriften, E-Rechnungen und sogar die Mahnungen machen sich quasi von selbst. 🚀🙌
Nina Terwesten
Marketing (Nordhausen)
Warum folgende Lösungsansätze nicht funktionieren...
1. Fehler ‒
Einfach mehr Mitarbeiter einstellen
Wachstum durch mehr Mitarbeiter bringt erstmal mehr Unordnung: Prozesse, Wissen und Strukturen werden komplexer. Bauen Sie diese so genannten "organisatorischen / technischen Schulden" nicht systematisch ab, wird Ihr Unternehmen zunehmend fragil.
Fragil heißt hierbei, dass schon die kleinste Erschütterung, wie z. B. das Ausscheiden eines wichtigen Mitarbeiters, eine Kettenreaktion in Gang setzt.
Gründer und Führungskräfte sind zunehmend überfordert und kämpfen im Dauerkrisenmodus. Doch auch Mitarbeiter geraten in den Dauerstress. Die Zufriedenheit Ihrer Kunden sinkt erst später, dann jedoch zunehmend schneller.
2. Fehler ‒
Software‒Lösungen selber kaufen und einrichten
Guter Wille in Verbindung mit fehlender Erfahrung, Zeit und IT-Ressourcen führen dazu, dass Sie auf eigene Faust häufig die falsche Software auswählen. Diese wird dann nur halb eingerichtet, weil das Alltagsgeschäft ja weiterläuft.
Das Ergebnis? Die Komplexität steigt sogar noch weiter an, weil auf einmal mehrere Systeme nebeneinander existieren.
... und was Sie stattdessen brauchen:
Ihre externe Abteilung für Digitalisierung‒ und Prozessautomatisierung
Anstatt in immer mehr Personal zu investieren, bieten wir Ihnen eine praxiserprobte, externe IT- und Automatisierungsabteilung. Wir analysieren Ihre Kernprozesse und setzen gezielt dort an, wo digitale Lösungen echten Mehrwert schaffen – effizient, flexibel und günstiger als jeder IT-Mitarbeiter, den Sie einstellen könnten.
Mit den mit uns eingeführten Systemen und automatisierten Prozessen senken Sie Ihre Betriebskosten, steigern Ihre Gewinne und gewinnen die Kontrolle über Ihr Unternehmen zurück. So schaffen Sie eine stabile Basis für nachhaltiges Wachstum.
Digitalisieren Sie nur, was wirklich Ihre Kosten senkt
Wir identifizieren genau die Prozesse, die in Ihrem Unternehmen jeden Monat unnötige Kosten verursachen – und digitalisieren diese gezielt.
Ob als einzelnes, fokussiertes Projekt oder im Rahmen einer langfristigen Partnerschaft – wir setzen dort an, wo Sie durch Kosteneinsparung direkte Gewinnerhöhungen erzielen können.
einen Sparringspartner für Ihre Digitale Transformation
Unser Team vereint vielseitige Kompetenzen und langjährige Erfahrung, die weit über die Fähigkeiten eines IT-Mitarbeiters hinausgehen.
Durch viele Jahre Erfahrung und verschiedenste Kunden und Projekte kennen wir den direkten Weg zur richtigen Lösung, ohne langwieriges Forschen und Testen.
So sparen Sie sich Kopfschmerzen und können sich weiter voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren – mit schnellen, passgenauen IT-Lösungen, die Ihren Erfolg sichern.
Schritt für Schritt zur Digitalen Transformation
01
Kennlerngespräch
In einem ersten Kennlerngespräch finden wir gemeinsam heraus, wie wir Ihnen dabei helfen können durch Digitalisierungsmaßnahmen, Kosten einzusparen und Ihre Gewinne zu erhöhen.
02
Analyse-Workshop
Wenn wir feststellen, dass eine Zusammenarbeit Sinn machen könnte, bieten wir Ihnen anschließend die kostenlose Möglichkeit einen Analyse-Workshop mit uns durchzuführen. Hier erstellen wir mit Ihnen eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie, die Sie danach selbst oder mit uns umsetzen können.
03
Umsetzung
In der Umsetzung realisieren wir die mit Ihnen entwickelte Digitalisierungsstrategie. Von der Auswahl erprobter Systeme, Verknüpfung dieser miteinander, stufenweisen Automatisierung einzelner (Teil-)Prozesse bis hin zur Schulung Ihres Personals und laufendem Support.
ProcessOcean ist Ihre externe Abteilung für Digitalisierung und Prozessautomatisierung
Wir von ProcessOcean sind ein 8-köpfiges Team bestehend aus Spezialisten im Bereich Digitalisierung, Prozessoptimierung und IT und durften bereits mehr als 50 klein- und mittelständischen Unternehmen bei ihrer Digitalisierung unterstützen und begleiten.
Process Ocean wurde gegründet, um die digitale Kluft bestehend aus veralteten, manuellen und vor allem kosteninsiven Prozessen zu überbrücken, die viele KMUs in Deutschland hemmt.
Was wir sind und was wir nicht sind:
Klare und praktikable Lösungen. Keine teure Individual-Softwareentwicklung, sondern echte Digitalisierungsprofis.
Was wir sind ✅
- Wir sind Ihre externe IT- und Automatisierungsabteilung, die Sie bei der Digitalisierung und Prozessoptimierung unterstützt
- Wir sind Macher und führen die digitalen Systeme und Prozesse für unsere Kunden auch auf operativer Ebene ein
- Wir betreuen klein- und mittelständische Unternehmen von i.d.R. 10 bis 100 Mitarbeitern
- Wir ersetzen und eleminieren repetitive manuelle Prozesse, um Kosten zu senken und Gewinne zu steigern
Was wir nicht sind ❌
- Wir sind kein Software-Entwickler, der Ihnen Individuallösungen baut
- Wir sind keine Consutling-Firma, die nur berät und nicht selber aktiv wird
- Wir sind nicht Ihr lokaler Netzwerk-Administrator
- Wir betreuen keine Konzerne oder Großunternehmen
Digitale Transformation bedeutet für uns...
"Digitale Transformation bedeutet für uns, Geschäftsprozesse präzise zu definieren, sie mit moderner IT abzubilden und – ganz oder teilweise – zu automatisieren, um die Kontrolle über Ihr Unternehmen zurückzugewinnen.
Es geht darum, manuelle, repetitive Aufgaben – schrittweise durch IT‒Lösungen zu ersetzen oder zu vereinfachen.
Dabei setzen wir bei ProcessOcean auf bewährte Standardsoftware, die wir achtsam auswählen, individuell einrichten, nahtlos miteinander verknüpfen und durch Automatisierungen zu Ihrem produktivsten Mitarbeiter machen."
‒ Maxim Kirschbaum
(Geschäftsführer, B. Sc. Wirtschaftsinformatik)
Ihre Fragen, unsere Antworten
Alles, was Sie noch über Ihre digitale Transformation mit ProcessOcean wissen müssen
Wie sieht eine Zusammenarbeit ganz konkret aus?
Unsere Zusammenarbeit beginnt mit einem unverbindlichen Erstgespräch, in dem wir Ihre Ziele und Herausforderungen erfassen. Anschließend entwickeln wir gemeinsam ein maßgeschneidertes Konzept – ob als einzelnes Digitalisierungsprojekt oder in Form einer laufenden Betreuung – und setzen gezielt bewährte IT-Lösungen ein, um Ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren. Je nach Projekt, Unternehmensstruktur und Aufgabenstellung passt sich die Umsetzung individuell an Ihre Bedürfnisse an.
Könnt ihr uns wirklich helfen?
Unser Team besteht aus erfahrenen Spezialisten verschiedener Fachrichtungen im Bereich IT und Unternehmensentwicklung und hat bereits zahlreiche Projekte erfolgreich umgesetzt. In einem unverbindlichen Kennenlerngespräch prüfen wir jedoch zunächst, ob unsere Herangehensweise zu Ihren Anforderungen passt – und wenn nicht, werden wir Ihnen das auch offen mitteilen. So stellen wir sicher, dass wir nur dann gemeinsam durchstarten, wenn wir echten Mehrwert liefern können.
Seid ihr eine Unternehmensberatung oder setzt ihr das für uns auch tatsächlich um?
Wir sind keine klassische Unternehmensberatung, denn wir setzen die Lösungen direkt für unsere Kunden um. Während andere Beratungen sich auf die Entwicklung von Strategien fokussieren und die Umsetzung ihren Kunden überlassen, übernehmen wir auch die operative Umsetzung, indem wir digitale Lösungen integrieren, Prozesse optimieren und mit Ihnen zusammen die Veränderung vorantreiben. Wir sind Ihre externe Abteilung für Digitalisierung und Prozessautomatisierung.
Was unterscheidet euch von anderen Dienstleistern?
Wir bei ProcessOcean stehen für Pragmatismus und Praxisnähe: Wir liefern keine theoretischen IT-Konzepte, sondern umsetzbare Lösungen, die sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag integrieren lassen. Transparenz, klare Prozesse und ein konsequenter Fokus auf Effizienz – jeder gesparte Euro ist ein Euro mehr Gewinn – bilden dabei die Grundlage unserer Arbeit. Dank fundierter Erfahrung und vielen verschiedenen Projekten agieren wir als Ihre externe, voll integrierte Abeilung für Digitalisierung und Prozessautomatisierung, die gezielt dort ansetzt, wo echter Mehrwert entsteht. Dabei bauen wir langfristige Partnerschaften auf und stellen stets den Menschen in den Mittelpunkt, indem wir repetitive Aufgaben automatisieren und so Kapazitäten für strategisch wichtige Tätigkeiten freisetzen.
Was für Kosten kommen auf uns zu?
Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße, Komplexität des Projekts, dem Umfang der gewünschten Maßnahmen und ob es sich um ein einzelnes Digitalisierungsprojekt oder eine laufende Betreuung handelt. In einem unverbindlichen Erstgespräch und dem Analyse-Workshop ermitteln wir Ihren konkreten Bedarf und erstellen daraufhin ein maßgeschneidertes Angebot.
Welchen zeitlichen Aufwand haben wir?
Unser Ziel ist es, den zeitlichen Aufwand für Sie so gering wie möglich zu halten. Durch regelmäßige Feedback-Gespräche und eine umfassende Abstimmung im Vorfeld klären wir alle notwendigen Details – so bleibt Ihr Zutun minimal und Sie können sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Mit welcher Software arbeitet ihr?
Wir sind nicht an bestimmte Tools gebunden – unsere Entscheidung basiert immer darauf, was für Sie wirklich sinnvoll ist. Aus über 50 abgeschlossenen Kundenprojekten haben wir zwar einige Favoriten entwickelt, doch prüfen wir stets individuell, welche Software-Lösung optimal zu Ihren Anforderungen und Ihrer bestehenden Infrastruktur passt. So profitieren Sie von unserer Erfahrung, sparen Zeit, Kopfschmerzen und Kosten, denn die richtige Tool-Auswahl kann bis zu 50% des Gesamterfolgs ausmachen.
Unser Sitz in Hannover
Im Podbi-Park im Herzen von Hannover haben wir unser Büro und betreuuen von hier aus unsere Kunden in ganz Deutschland.
ProcessOcean
Lister Straße 11
30163 Hannover
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